Рекламное агентство работает с клиентами по предоплате. Услуги могут быть разовыми, например, аудит рекламных кампаний, или абонентскими - то же продвижение сайта, в рамках которого проект длится от 6 месяцев и дольше. Менеджеры проектов ведут всю работу в Excel, бухгалтер - в 1С:Бухгалтерии. Компания имеет 4 банковских счета в разных банках.
Бухгалтер 1 раз в сутки загружает выписки по всем счетам. Затем выгружает из 1C реестр оплаченных счетов в Excel и отправляет его в общий чат с менеджерами в Skype.
Менеджер открывает файл и начинает судорожно искать в общем списке свои оплаты. Почему судорожно? Посчитайте сами - в компании работает команда из 5 менеджеров, каждый ведет от 35 до 65 клиентов. Количество строк выгрузки может достигать 200 штук и больше. Даже с фильтрами разобрать это полотно непросто.
Клиенты, в основном, оплачивают счета в течении рабочего дня. Это значит, что информация об оплате отобразится только на следующее утро. Менеджер не может стартовать работу над заказом без загруженной выписки в 1С или полученной от клиента .pdf-копии платежки. Казалось бы, сутки - это немного, но для рекламного агентства - это целое состояние времени. За эти 24 часа клиент агентства может получить лиды и превратить их в деньги.
Если резюмировать, то в этой истории есть 2 проблемы:
- затягивание сроков выполнения работ => ухудшение клиентского опыта
- пустая трата времени сотрудников на рутинную работу с документами
Для решения этих задач мы разработали Delivery Booster - это робот, который забирает на себя следующие задачи:
- автоматически загружает банковские выписки в течении всего рабочего дня с любой периодичностью, хоть каждые 5 минут
- закрепляет ведущего менеджера за каждым контрагентом - в типовом функционале 1С:Бухгалтерии этого нет
- отправляет уведомления об оплате счета на e-mail ведущему менеджеру
- автоматически создает отгрузочные документы и отправляет их на e-mail клиенту
Результаты использования робота в рекламном агентстве:
- менеджеры узнают о поступлении оплаты от клиента в течении 5 минут с момента прихода денег на банковский счет. В результате, нет задержки при передаче заказов в работу, а значит компания улучшает качество работы с клиентами
- удалось сократить время на работу с клиент-банком у бухгалтера с 2 часов в день до 30 минут. Бухгалтер освобожден от механического формирования документов и может смело заняться оптимизацией процессов бухгалтерского учета
- сократили время на формирование Реализаций товаров и услуг и Счет-фактур по абонентским договорам с 10 до 2 часов в месяц
Если в вашем бизнесе есть похожие проблемы, то мы с радостью проведен вам демонстрацию робота. Также вы сможете протестировать каждую из его фич бесплатно в течении 7 дней!
